Managing Change and Innovation / Mengelola Perubahan dan Inovasi

1.    Perubahan. Ini merupakan kenyataan hidup bagi organisasi-organisasi di dalam lingkungan persaingan yang bergerak cepat pada zaman sekarang. Salah satu jenis utama perubahan yang dihadapi organisasi adalah bergabung (merger) dengan perusahaan lain. Menggabungkan dua kebudayaan organisasi yang berbeda dan menangani perubahan yang timbul dapat merupakan tantangan dan seringkali sulit bagi manajemen.

2.     Perubahan yakni setiap pergantian dalam karyawan, struktur, atau teknologi.

3.     Kekuatan-kekuatan bagi perubahan

a.     Kekuatan eksternal: Kekuatan eksternal merupakan kekuatan yang berasal dari luar organisasi yang merangsang terjadinya perubahan. Kekuatan ini terbagi menjadi tiga kekuatan besar yakni:

-       Pasar : keinginan konsumen yang berubah-ubah mengharuskan perusahaan-perusahaan dalam satu industri untuk memperbaiki strategi pemasaran yang sekaligus berdampak pada persaingan dalam industri

-       Peraturan pemerintah : kinerja organisasi yang berada dalam suatu industri tidak lepas dari peraturan pemerintah. Langkah ini dimaksudkan untuk melindungi pihak-pihak yang berkaitan dengan kinerja bisnis atau stakeholders, seperti konsumen, karyawan atau lingkungan komunitas. Disamping industri diharapkan dapat menjadi efisien seperti pengelolaan manajemen produksi (bahan baku, proses produksi, sparepart / suku cadang, limbah industri); dan efektif seperti cara persaingan yang memiliki etika bisnis

-       Teknologi : kinerja organisasi dalam mengolah input menjadi output atau proses transformasi sangat berkepentingan dengan jenis teknologi yang digunakan. Langkah ini dimaksudkan untuk membantu proses produksi dalam kinerja perusahaan menjadi efisien (hubungannya dengan meminimalkan biaya) dan efektif (hubungannya dengan tingkat output yang sebenarnya)

-       Perubahan ekonomi: kinerja organisasi dalam mencapai sasaran keuangan atau sasaran strategis sangat ditentukan oleh perubahan ekonomi mikro seperti tingkat persaingan dan selera atau gaya hidup konsumen dalam suatu industri yang dimasuki organisasi; dan makro seperti tingkat perekonomian suatu negara yang ditentukan oleh tingkat inflasi, suku bunga (kredit), dan pendapatan konsumen yang siap dibelanjakan (daya beli).

b.     Kekuatan internal merupakan kekuatan yang berasal dari dalam organisasi yang merangsang terjadinya perubahan. Kekuatan ini terbagi menjadi empat kekuatan besar yakni:

-       Strategi organisasi : kinerja organisasi membutuhkan langkah-langkah yang sistimatis dan terukur untuk membantu organisasi mencapai arah organisasi yang diinginkan untuk masa depan. Oleh Michael Porter dalam competitive advantage, bentuk strategi organisasi dapat berupa low cost (menciptakan harga bersaing), differentiate (keunikan dibandingkan pesaing) dan focus (konsentrasi pada sumberdaya organisasi yang lebih unggul). Tentunya strategi ini harus dapat dikomunikasikan dengan baik kepada seluruh anggota organisasi

-       Angkatan kerja : kinerja organisasi yang sangat beragam dan membutuhkan ketrampilan dan keahlian anggota organisasi mengharuskan organisasi memiliki perencanaan sumber daya manusia yang akurat pada saat dibutuhkan 

-       Peralatan : kinerja organisasi dalam proses transformasi dari input menjadi output sangat bekepentingan dengan jenis peralatan atau teknologi yang digunakan, seperti teknologi unit produk, teknologi produk missal, dan teknologi produk yang customized 

-       Sikap-sikap karyawan : kinerja bisnis sangat berkepentingan untuk mendahulukan kepentingan organisasi daripada kepentingan anggota organisasi. Oleh karena itu dibutuhkan suatu budaya yang jelas dalam organisasi sehingga anggota organisasi dapat mengerti dengan jelas apa yang diharapkan oleh organisasi.

4.     Dua pandangan mengenai proses perubahan:

a.     Metafora air yang tenang menganggap perubahan sebagai jeda dalam keadaan seimbang organisasi itu (lingkungan stabil). Organisasi dilihat sebagai stabil dan dapat diramalkan yang sekali waktu dikacaukan oleh keadaan darurat.

b.     Metafora air jeram memandang perubahan sebagai hal yang terus-menerus dan tidak dapat diramalkan. Para manajer harus menghadapi perubahan yang terus menerus dan hampir kacau balau (lingkungan dinamis)

5.     Teknik-teknik untuk mengelola perubahan organisasi : Apa yang dapat diubah seorang manajer?

a.     Mengubah Struktur

-       mengubah satu atau lebih komponen struktural yakni spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando, mendesentralisasikan pengambilan keputusan, memperluas rentang kendali dengan memangkas tingkat hirarki

-       Mendesain struktural yang aktual: suatu peralihan dari struktur fungsional (pekerjaan individu dengan spesialisasi kerja) ke sebuah struktur produk atau struktur proyek (pekerjaan di sekitar tim-tim lintas fungsional)

b.     Mengubah teknologi

-       teknologi digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran yang sekaligus proses ini dapat meningkatkan efisiensi

-       Faktor-faktor yang menimbulkan inovasi atau keunggulan bersaing berupa peralatan baru, metode operasi baru, otomatisasi, komputerisasi

c.     Mengubah orang

-       Pelatihan kepekaan: mengubah perilaku melalui interaksi kelompok yang tidak terstruktur (tidak ada agenda). Moderator adalah orang yang profesional contoh diskusi

-       Survey umpan balik: identifikasi perbedaan sikap dan persepsi dengan metode survei, yakni membagikan kuesioner ke dalam kelompok dan hasilnya dikembalikan lagi untuk diperoleh informasi umpan balik

-       Proses konsultasi: adanya konsultan luar yang memberikan input terhadap masalah yang terjadi bukannya pemecahan suatu masalah

-       Pembentukan tim: interaksi di antara anggota tim kerja guna mempelajari anggota tim berpikir dan bekerja

-       Pengembangan antar kelompok: mengubah sikap dan persepsi yang dimiliki oleh kelompok yang tegang dengan kelompok yang lainnya. Dilakukan kelompok secara terpisah dengan memberikan daftar perbedaan dan kesamaan antar kelompok dan dibahas secara terpisah.

6.     Adanya empat alasan yang menyebabkan kebanyakan orang untuk menolak adanya perubahan:

a.     Ketidakpastian terhadap output yang ingin dihasilkan organisasi. Langkah ini membutuhkan komitmen manajer puncak untuk melakukan perubahan sebagian (total quality management) atau perubahan total (reengineering) dengan tambahan sumberdaya

b.     Kebiasaan: perubahan menghambat cara kerja yang biasa dikerjakan. Perubahan membutuhkan tambahan waktu, ketrampilan dan usaha   

c.     Kekhawatiran akan kerugian pribadi yang mencakup hilangnya status, kenyamanan pribadi bila perubahan itu gagal

d.     Keyakinan bahwa perubahan itu tidak menguntungkan organisasi karena kinerja organisasi akan tidak sesuai dengan sasaran dan kepentingan terbaik organisasi.

7.     Teknik yang digunakan oleh manajer untuk mengurangi penolakan terhadap perubahan:

a.     Pendidikan dan komunikasi : kinerja anggota organisasi seperti peran apa yang diharapkan dan bagaimana menyelesaikannya sangat ditentukan dari pendidikan seperti seminar, lokakarya; atau pelatihan seperti on job training yang dikomunikasikan dengan baik dan benar

b.     Partisipasi : kinerja anggota organisasi dalam membantu pencapaian sasaran organisasi sangat membutuhkan komitmen dan keterlibatan dalam melaksanakan pekerjaan

c.     Fasilitas dan dukungan : kinerja anggota organisasi perlu mendapatkan kemudahan seperti teknologi dan perhatian dari pimpinan organisasi seperti konsultasi sehingga anggota organisasi dapat mengurangi tingkat stress

d.     Negosiasi : kinerja anggota organisasi yang disengaja untuk tidak dikerjakan sebagaimana mestinya membutuhkan perhatian pimpinan organisasi dalam mencari jalan keluar sehingga anggota organisasi mau kembali bekerja. Disini membutuhkan pertukaran ide sebagai jalan keluar

e.     Manipulasi dan kooptasi : kinerja anggota organisasi dipengaruhi oleh fakta yang tidak dapat dibuktikan kebenarannya yang disengaja oleh pimpinan organisasi untuk mau bekerja sesuai dengan kondisi dan situasi yang dihadapi oleh organisasi

f.      Paksaan : kinerja anggota organisasi dapat dipaksakan bila mereka melakukan penyimpangan dari peraturan, prosedur maupun kebijakan organisasi.

8.     Persoalan-persoalan kontemporer dalam mengelola perubahan:

a.     Mengubah budaya organisasi: bila budaya kuat seperti IBM, organisasi tersebut kebal terhadap perubahan sebab anggota organisasi telah menjadi demikian terlibat di dalamnya. Sebaliknya budaya yang ingin dirubah membutuhkan waktu yang lama untuk pembentukannya. Perubahan budaya paling banyak terjadi bila:

-       Terjadinya suatu krisis yang dramatis seperti kemunduran keuangan, hilangnya pelanggan, inovasi teknologi pesaing

-       Pergantian pimpinan: pucuk pimpinan baru akan mempunyai gagasan baru

-       Organisasi itu muda dan kecil. Kurangnya pengalaman berorganisasi mengharuskan organisasi banyak belajar untuk membentuk budaya yang kuat

-       Budaya itu lemah: perubahan budaya akan mudah terjadi bila para anggota organisasi tidak memegang teguh nilai-nilai budaya sebelumnya.

9.     Bagaimana perubahan budaya dapat dicapai:

a.     Dimulai dari perilaku top manajemen sebagai contoh yang positif

-       Dibuatkan kisah baru, simbol, dan ritual untuk terbentuknya budaya baru

-       Menseleksi, mempromosikan dan mendukung karyawan yang mengadopsi nilai-nilai atau budaya baru 

-       Mendesain proses sosialisasi untuk nilai-nilai atau budaya baru

-       Memberikan dorongan untuk penerimaan nilai-nilai baru, merubah system penghargaan

-       Menggantikan norma atau peraturan yang tidak tertulis dengan harapan yang jelas dan terperinci

-       Melakukan perubahan pekerjaan, rotasi pekerjaan dan penghentian pekerjaan

-       Mendapatkan konsensus melalui partisipasi karyawan dan penciptaan iklim kerja dengan tingkat kepercayaan yang tinggi dari pimpinan

b.     Mengelola stress karyawan

-       Stress adalah kondisi dinamis dimana seorang individu dihadapkan pada peluang, kendala atau tuntutan yang berkaitan dengan apa yang diinginkannya dan yang hasilnya dianggap tidak pasti dan penting

-       Penyebab stress: factor-faktor yang terkait dengan pekerjaan (kebosanan, pekerjaan berat dan penuh tekanan waktu), dan factor-faktor pribadi (misal kesulitan keuangan, masalah-masalah pribadi)

-       Tanda-tanda stres: fisiologis (tekanan darah tinggi, sakit kepala dan sakit jantung), psikologis (ketidakpuasan), perilaku (perubahan dalam produktifitas kerja, ketidakhadiran, demo)

-       Mengurangi stress: seleksi karyawan baru, komunikasi organisasi yang baik, manajemen by objective dan rancang ulang pekerjaan guna mengurangi beban kerja atau meningkatkan tantangan (menghindari kebosanan)

c.     Menghasilkan kejadian perubahan yang sukses

-       fokus pada pembuatan organisasi yang siap untuk berubah

-       Memahami peran masing-masing anggota organisasi dalam proses perubahan

-       Meningkatkan peran atau memberikan keterlibatan setiap karyawan.

10.   Merangsang inovasi:

-       inovasi (proses mengambil gagasan yang kreatif dan mengubahnya menjadi produk atau jasa – hasil dari kreatif) lawan kreativitas (kemampuan menggabungkan ide-ide dengan cara yang unik menjadi asosiasi atau pengetahuan baru)

-       mendorong inovasi melalui masukan dari kelompok yang kreatif dalam lingkungan yang tepat bagi proses inovatif

11.   Variabel Inovasi untuk mendorong terciptanya inovasi:

a.     Variabel struktur : organisasi dapat mengadopsi struktur organic atau mekanik bila organisasi berhadapan dengan lingkungan yang dinamis atau pasti. Namun demikian cepat atau lambat lingkungan akan berubah menjadi dinamis sehingga struktur organisasi yang ada adalah organic yang memungkinkan organisasi untuk berinovasi, pemusatan pada sumberdaya untuk memperoleh dan mengadopsi teknologi, dan komunikasi yang baik dalam proses penyebaran teknologi antar seluruh anggota organisasi

b.     Variabel budaya : organisasi yang ingin mengadopsi inovasi memiliki system budaya yang terbuka (menerima ide, konflik yang rasional, dan pemecahan masalah) yang mengarah pada alternative pencapaian tujuan organisasi

c.     Variabel sumber daya manusia : organisasi yang inovatif adalah organisasi yang mengijinkan adanya kreatifitas dan inovasi dari setiap anggota organisasi. Oleh karena itu dibutuhkan pendidikan, pelatihan, dan dukungan pimpinan organisasi dalam memudahkan kedua unsur ini.