Business Communication / Komunikasi Bisnis

Questions / Pertanyaan :

1.       Uraikan surat penjualan dan pembelian

2.       Uraikan surat tagihan

My Answer :

1. Surat penjualan dan pembelian (surat dagang) adalah surat yang digunakan untuk kegiatan perdagangan, ialah surat yang dikeluarkan oleh suatu badan atau perusahaan yang digunakan untuk kegiatan niaga / perdagangan baik yang menyangkut jual beli barang atau jasa untuk kelancaran proses keniagaan. Contoh : Surat jual beli tanah, surat jual beli mobil, dan lain-lain.

Syarat pembuatan surat perjanjian jual beli :
1. Ada kesepakatan antara kedua belah pihak .
2. Ada kesedian antara kedua belah pihak .
3. Tidak ada unsur paksaan .
4. Memahami isi perjanjian .
5. Sudah berusia dewasa .
6. Tidak berada dalam tekanan .
7. Memahami tujuan perjanjian .
8. Ada objek yang menjadi bahan perjanjian .
9. Objek tidak dalam sengketa .

Bagian-bagian surat perjanjian jual beli di bawah tangan :
1. Judul
2. Nama-nama pihak yang melakukan perjanjian
        pihak 1 : Penjual
        pihak 2 : Pembeli
3. Pernyataan kesepakatan .
4. Isi perjanjian .
5. Jangka waktu .
6. Tempat tinggal terap kedua belah pihak .
7. Tempat/acara penyelesaian apabila terjadi perselisihan .
8. Berapa rangkap surat tersebut di buat .
9. Penanda tangan surat perjanjian .
10. Saksi-saksi dalam surat perjanjian biasanya 3 orang

2. Surat tagihan adalah surat peringatan yang dikirim oleh kreditur/penjual kepada debitur/pembeli agar ia melunasi utangnya sesuai dengan yang telah diperjanjikan. Sekalipun surat itu adalah surat tagihan, hendaknya perumusannya simpatik dan penuh rasa hormat. Biasanya surat tagihan dikirimkan ketika pihak debitur terkait sudah jatuh tempo untuk membayar tagihan tersebut.

Hal-hal yang perlu dikemukakan dalam surat tagihan antara lain:

• Pernyataan jatuh tempo pembayaran
• Jumlah yang harus dibayar,
• Nomor faktur pembelian (secara kredit), serta cara pengiriman uang.

Syarat membuat Surat Tagihan dari penjual/kreditur untuk pembeli/debitur :

• Pergunakanlah kata - kata yang sopan dan hormat

• Perlu membuat catatan yang teratur dalam pembukuan terutama mengenai:

1.      Nomor dan tanggal faktur yang belum dilunasi pembayarannya.

2.      Jumlah uang yang belum dilunasi.

3.      Waktu atau tanggal kesanggupan pembeli akan melunasi pembayaran faktur tersebut yang biasanya telah tercantum dalam surat perjanjian jual beli.

• Satu minggu sebelum waktu pelunasan penjual membuat surat tagihan pertama yang sifatnya mengingatkan kepada pembeli kerena kemungkinan pembeli lupa atas kesibukan - kesibukan lainnya.

• Apabila surat tagihan pertama belum mendapat jawaban maka penjual menyusuli surat tagihan kedua dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama yang maksudnya kemungkinan surat tagihan pertama itu tidak sampai atau ada unsur kesengajaan terlupakan.

• Apabila surat tagihan kedua ini pun belum mendapat jawaban yang memuaskan maka penjual membuat surat tagihan ketiga dengan melampirkan fotokopi surat tagihan pertama dan kedua yang sifatnya penegasan kapan kesanggupan pembeli akan melunasi kekurangan pembayaran faktur tersebut.

Apabila surat tagihan ketiga ini pun belum mendapat jawaban sebagaimana mestinya maka penjual mengirimkan surat tagihan keempat dengan nada terpaksa menyerahkan persoalan ini kepada pengadilan setempat, dengan membuat surat gugat atau tuntutan menagih utang atau dengan cara inkaso yaitu menagih kepada bankernya pembeli dimana pembeli mempunyai simpanan di bank tersebut dengan memberikan faktur yang belum dilunasi.