Strategic Information System (UAS)

Session 15-17. Sourcing Information Systems Around the World

Sourcing Decision Cycle Framework

1. Keputusan membuat atau keputusan membeli.

2. Jika membeli dipilih maka perusahaan harus memutuskan yg mana.

3. Jika perusahaan memutuskan untuk offshore, harus memutuskan offshore di perusahaan yg dekat / jauh.

4. Evaluasi berkala.

5. Evaluasi terus-menerus diperlukan untuk menentukan apakah pengaturan tersebut memuaskan atau tidak (baik untuk outsourcing atau insourcing).

I.     INSOURCING

Insourcing Drivers	Insourcing Challenges
·      Baik untuk kompetensi inti ·      Baik untuk jasa IS yang bersifat rahasia atau sensitif atau pengembangan perangkat lunak ·      Tersedia waktu di in-house untuk menyelesaikan proyek-proyek pengembangan perangkat lunak ·      In-house profesional TI harus memadai pelatihan, pengalaman atau keahlian untuk menyediakan layanan atau mengembangkan perangkat lunak	·    Berurusan dengan dukungan yang tidak memadai dari manajemen puncak untuk memperoleh sumber daya yang dibutuhkan · Menemukan sesuatu yang dapat diandalkan, penyedia outsourcing yang kompeten yang dapat bertahan dalam bisnis

II.     OUTSOURCING

Outsourcing Drivers	Outsourcing Challenges
·      Menawarkan penghematan biaya ·      Memudahkan transisi ke teknologi baru ·      Menawarkan kesempatan untuk fokus strategis yang lebih baik ·      Menyediakan manajemen yang lebih baik dari staf IS ·      Menawarkan kemampuan yang lebih baik untuk menangani puncak ·      Memudahkan untuk mengkonsolidasikan pusat data ·      Menyediakan cash-infus	·      Mempertahankan tingkat kontrol ·     Mempertahankan kemampuan untuk menanggapi inovasi teknologi ·      Menghindari hilangnya keuntungan strategis ·      Menghindari overreliance pada penyedia outsourcing ·      Mengurangi risiko outsourcing · Memastikan penghematan biaya sekaligus melindungi kualitas ·      Bekerja secara efektif dengan pemasok

Mencegah Kesalahan outsourcing:

· Jangan bernegosiasi hanya pada harga.

· Menyusun kontrak pelayanan siklus hidup secara bertahap.

· Menetapkan kontrak pemasok jangka pendek.

· Gunakan beberapa, best-of-breed pemasok.

· Mengembangkan keterampilan dalam manajemen kontrak.

· Hati-hati mengevaluasi kemampuan perusahaan Anda sendiri.

· Benar-benar mengevaluasi kemampuan penyedia outsourcing.

· Pilih penyedia outsourcing yang kemampuan melengkapi Anda.

· Mendasarkan pilihan pada fit budaya serta keahlian teknis.

· Menentukan apakah suatu hubungan outsourcing tertentu menghasilkan keuntungan bersih untuk perusahaan Anda.

· Rencana transisi ke offshoring.

· Gunakan SOA untuk meningkatkan kelincahan.

OUTSOURCING DI LUAR NEGERI

Offshoring

Ketika organisasi MIS menggunakan jasa kontraktor / bahkan membangun data center sendiri di negeri yang jauh.

Ø Penghematan biaya besar potensial melalui biaya tenaga kerja berkurang.

Ø Beberapa negara menawarkan tenaga kerja terdidik dengan baik.

Standar kualitas pelaksanaan:

o  Six Sigma

o  ISO 9001

Apa yang membuat negara-negara yang menarik untuk offshoring?

ü Tinggi kemampuan berbahasa Inggris.

ü Negara-negara yang secara politik stabil.

ü Negara-negara dengan tingkat kejahatan yang lebih rendah.

ü Negara-negara dengan hubungan ramah.

ü Keamanan dan / atau perdagangan pembatasan.

ü Tingkat infrastruktur teknis yang tersedia.

Tingkat perkembangan suatu negara akan menentukan apakah lokasi yang tepat.
Carmel dan Tjia menyarankan bahwa ada tiga tingkatan negara pengekspor software:
Tier 1: Mature Software Pengekspor Nations (AS, Inggris, Jepang, India, dll)
Tier 2: Emerging Software Exporting Nations (Brazil)
Tier 3: Infant Stage Software Exporting Nations (Kuba, Jordan)

Tindakan pemerintah untuk mendukung offshoring:

o  Negara-negara harus berinvestasi dalam infrastruktur dan sumber daya manusia, khususnya di bidang pendidikan IT.

o  Dapat menawarkan insentif khusus untuk negara-negara offshoring.

o  Menjamin stabilitas politik untuk negara mereka.

Nearshoring

Sumber layanan pekerja diluar negeri yang relatif dekat dalam jarak / zona waktu yang diupah lebih rendah.

Perusahaan klien berharap untuk mendapatkan keuntungan dari satu / lebih cara yang dekat:geografis, temporal, budaya, bahasa, econociamlly, politik atau dari keterkaitan sejarah. Jarak dan materi bahasa.

Captive Centers

Anak perusahaan di luar negeri yang dibentuk untuk melayani perusahaan induk (Alternatif untuk offshoring atau nearshoring). Empat stategies utama yang digunakan:
1. Hybrid Captive - melakukan proses bisnis inti untuk perusahaan induk tapi outsource pekerjaan non-inti ke offshore yang disediakan
2. Shared Captive - bekerja untuk kedua perusahaan induk dan pelanggan eksternal.
3. Divest captive – memiliki skala cukup besar dan ruang lingkup bahwa itu adalah posisi yang baik untuk dijual untuk keuntungan perusahaan induk.
4. Terminated Captive - telah ditutup, biasanya karena layanan bawahnya merusak reputasi perusahaan induk.

III.     BACKSOURCING à Ketika sebuah perusahaan mengambil kembali IS aset, kegiatan, dan keterampilan di in-house, yang sebelumnya outsourcing. Alasan Backsourcing:

o  Alasan cermin bagi outsourcing; Biaya lebih tinggi dari yang diharapkan; Layanan yang buruk.

o  Perubahan manajemen; Perubahan cara IS dirasakan dalam perusahaan.

o  Kadang-kadang tidak ada masalah tetapi memberikan peluang (merger, akuisisi, dll).

IV.     OUTSOURCING MODELS

ASP Model : perusahaan yang "menyewakan" penggunaan aplikasi kepada pelanggan.

Crowdsourcing : Mengambil tugas secara tradisional dilakukan oleh seorang karyawan atau kontraktor, dan outsourcing ke sebuah kelompok yang umumnya besar yang tidak ditentukan orang, dalam bentuk panggilan terbuka.

Full vs. Selective Models : Setelah outsourcing telah ditentukan, maka harus menentukan apakah itu menjadi lengkap (full) atau parsial (selektif). Penuh berarti bahwa semua IS dapat outsourcing.  Selektif berarti mengambil fungsi tertentu untuk melakukan outsourcing.

Single vs. Multiple Vendors : Multiple vendor memungkinkan perusahaan klien untuk mendistribusikan pekerjaan ke “best in breed.” Single vendor tunggal lebih sederhana tapi berisiko.

V.     Strategic Networks

Ø Banyak masalah dan resiko yang terlibat dengan outsourcing.

Ø Sebuah jaringan strategis jangka panjang, tujuan dari web hubungan dekat untuk menyediakan produk atau jasa secara terkoordinasi.

Ø Perusahaan ini menjadi hub dengan pemasok sebagai bagian dari jaringan.

Ø Menurunkan biaya bekerja dengan lain dalam jaringan.

Ø Perusahaan dapat menjadi lebih efisien dibandingkan pesaingnya (dan sangat fleksibel).

Ø Keiretsu Jepang mirip dengan jaringan strategis.

==============================================================================

Session 17-18. Governance of the Information Systems Organization

·      Chief Information Officer (CIO) à direktur IT. Tujuan utama CIO adalah untuk mengelola sumber daya IT untuk mengimplementasikan strategi perusahaan. Memberikan visi teknologi dan kepemimpinan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan inisiatif untuk membantu perusahaan mempertahankan keunggulan kompetitif. Karena kepentingan teknologi meningkat maka CIO harus bekerja secara efektif dengan semua unit perusahaan, bukan hanya IS.

·      12 tanggung jawab utama CIO à Memperjuangkan organisasi, Manajemen arsitektur, Konsultan strategi bisnis, Perencanaan teknologi dalam bisnis, Pengembangan aplikasi, Manajemen infrastruktur TI, Sourcing (sumber daya), Pengembang kemitraan, Agen transfer teknologi, Manajemen kepuasan pelanggan, Pelatihan, Perencanaan pemulihan diskontinuitas Bisnis / bencana.

·      CIO harus Memiliki keterlampilan teknikal & bisnis; Dapat melihat visi bisnis & bagaimana IT dapat membantu untuk memfasilitasi visi tersebut; Merupakan manajer strategis & operasional.

Jabatan	Tanggung Jawab
- Chief Technology Officer (CTO)	- melacak teknologi baru, rekomendasi adopsi teknologi, mendisain & mengelola arsitektur IT untuk memastikan konsistensi & pemenuhan
- Chief Knowledge Officer (CKO)	- menciptakan infrastruktur manajemen pengetahuan, membangun kultur pengetahuan, membuat corporate knowledge pay off
- Chief Telecommunications Officer (CTO)	- mengelola telepon, jaringan & teknologi komunikasi lainnya pada perusahaan
- Chief Network Officer	- membangun & merawat jaringan internal serta eksternal
- Chief Resource Officer	- mengelola hubungan outsourcing
- Chief Information Security Officer	- memastikan praktek manajemen informasi berjalan konsisten dengan kebutuhan keamanan
- Chief Privacy Officer	- bertanggung jawab pada proses & praktek yang memastikan privasi pelanggan, karyawan & vendor terpenuhi

·      Eight Core Activities :

- Anticipating new technology à waspada tekologi baru, bekerja sama dengan manajemen dalam pengambilan keputusan, mempertingbangkan resiko & keuntungan teknologi baru.

- Participating in setting strategic direction à IS dapat bertindak sebagai konsultan untuk manajemen, mendidik manajer tentang tren / teknologi saat ini.

- Innovating current processes à meninjauproses bisnis utk melakukan inovasi, survey praktik terbaik.

- Developing and maintaining systems à membangun / membeli software

- Supplier management à hati2 mengelola outsourcing IT

- Architecture and standards à menyadari ketidak kompatibelan, data yang tidak konsisten merusak integrasi

- Enterprise Security à penting bagi semua manajer umum, lebih banyak masalah teknikal

- Business continuity planning à pemulihan bencana, skenario “what if”

·      Business Continuity Plan (BCP)à sejumlah persapan yang diterima & prosedur yang memadai untuk merespon berbagai peristiwa bencana. 3 tahap utama BCP :

- Pre-planning à tanggung jawab manajemen didefinisikan, resiko yang memungkinkan dievaluasi & analisis dampak bisnis dilakukan.

- Planning à strategi operasi pemulihan bisnis alternatif ditentukan.

- Post-planning à membiasakan karyawan dengan rencana melalui program kesadaran & pelatihan

·      Managing Data, Information and Knowledge à mengelola informasi & pengetahuan dalam perusahaan menjadi perhatian khusus pada IS.

·      Database Administration :

- Termasuk mengumpulkan & menyimpan data aktual yang diciptakan, dikembangkan / ditemukan.

- Menentukan format, lokasi & mengindeks data yang tersimpan

·      Managing Internet and Network Services à Intranet, extranet, halaman Web & e-mail menjadi penting dalam sebagian besar lingkungan bisnis; Manajer umum harus berinteraksi dengan web master, web desainer & pengembang Web; Kelompok jaringan merancang, membangun, memelihara & mengelola arsitektur jaringan; Manajer harus peduli dengan telekomunikasi dan biaya mereka.

·      Managing Human Resources àIS harus mengelola sumber dayanya sendiri; Menyediakan pelatihan bisnis & teknis; Mempekerjakan & memecat staf; Pelacakan waktu, anggaran pengelolaan, dll; Mempertahankan persediaan keterampilan; Manajer individu bertanggung jawab.

·      Operating Data Center à Rumah komputer mainframe besar / deretan server di mana data perusahaan & aplikasi bisnis berada; Manajer jarang memiliki kontak langsung dengan staf data center; Banyak organisasi outsourcing operasi data center.

·      Providing General Support :

- Memberikan dukungan bagi pengguna dari IS

- Permintaan dukungan biasanya terpusat

- Sentralisasi help desk - titik kontak pertama à meneruskan permintaan kepada staf bersangkutan.
- Banyak perusahaan outsourcing fungsi ini à Tidak jarang untuk memanggil dukungan dan berbicara dengan seseorang di negara lain.

·      User management activities

·      Apa yg IS tidak lakukan?

- Tidak melakukan fungsi bisnis inti seperti penjualan, manufaktur, akuntansi.
- Tidak menetapkan strategi bisnis à manajer umum tidak boleh mendelegasikan keputusan teknologi kritis

·      IT GOVERNANCE. Struktur organisasi Centralized vs. Decentralized :

- Centralized à menyatukan semua staf, hardware, software, data & pengolahan dalam satu lokasi.

- Desentralisasi à komponen dalam struktur terpusat tersebar di lokasi yang berbeda untuk memenuhi kebutuhan bisnis lokal.

·      Federalisme à kombinasi dari struktur sentralisasi dan desentralisasi. Kebanyakan perusahaan ingin mendapat keuntungan dari paradigma struktur sentralisasi & desenralisasi. Federalisme ini merupakan pendekatan penataan yang mendistribusikan, listrik, perangkat keras, perangkat lunak, data & personil antara kelompok pusat IS dan IS di unit bisnis.

·      Perspektif lain IT Governance à menentukan hak keputusan & kerangka kerja akuntabilitas untuk mendorong perilaku yang diinginkan dalam menggunakan IT. Fokusnya bukan “what” tapi “who”. IT governance yang baik menyediakan struktur untuk membuat keputusan yang baik, penugasan pengambilan keputusan wewenang & tanggung jawab serta mekanisme pengambilan keputusan.

==============================================================================

Session 19-20. Ethical Guidelines for Information Use

Teori Normatif Dari Etika Bisnis

3 teori etika bisnis:

-       Teori Stockholder à Pemegang saham mengajukan modal kepada perusahaan manajer yang bertindak sebagai agen dalam memajukan tujuan mereka. Manajer terikat pada kepentingan pemegang saham (memaksimalkan nilai pemegang saham)

Tugas manajer à Terikat untuk menggunakan hokum yang berarti non penipuan; Harus melihat jauh ke depan untuk kepentingan pemegang saham.

-       Teori Stakeholder à Manajer dipercaya dengan tanggung jawab untuk semua orang yang memiliki saham. Stakeholder adalah setiap kelompok yang sangat mempengaruhi kelangsungan hidup dan keberhasilan perusahaan

-       Teori Social Contract à Mempertimbangkan kebutuhan masyarakat. Social Contract:

ü  Kesejahteraan social: perusahaan harus menghasilkan manfaat yang besar dari pada biaya

ü  Keadilan: perusahaan harus mengejar secara hokum, tanpa kecurangan atau penipuan, dan menghindari tindakan yang merugikan masyarakat

Control Of Information

PRIVASI à Manajer harus bisa menyadari peraturan yang berada di tempat resmi, mengenai koleksi, pengungkapan dan penggunaan informasi pribadi

AKURASI à Informasii harus akurat; Kesalahan entri data harus dikontrol dan dikelola dengan hari-hati; Data harus up to date

PROPERTY à Manajer harus memahami hak dan kewajiban hokum yang diberikan kepada pemilik yang tepat.

AKSESIBILITAS à Pengguna harus dapat mengakses datanya dari manapun; Masalah utama adalah menciptakan dan memelihara akses informasi bagi masyarakat luas; Keamanan harus memadai

PAPA dan MANAJER à Manajer harus bekerja keras untuk menerapkan kontrol atas informasi disorot oleh PAPA

Pedoman privasi informasi harus datang dari atas: CEO, CFO, dll

KEAMANAN dan KONTROL à Prinsip PAPA bekerja bahu-membahu dengan keamanan dan control; Teknologi telah dirancang untuk mengelola keamanan dan kontrol masalah; RFID digunakan untuk mengontrol akses dan mengelola asset

It Governance dan Keamanan

Arketipe yang sama dapat diperluas untuk keamanan pola pemerintahan yang sesuai untuk setiap keputusan.

-       Informasi Strategi Keamanan

-       Kebijakan Keamanan Informasi

-       Infrastruktur Keamanan Informasi

-       Pendidikan Keamanan Informasi / Pelatihan / Kesadaran

-       Keamanan Informasi Investasi

(Organisasi Internasional untuk Standardisasi) ISO adalah pengembang terbesar di dunia dan penerbit Standar Internasional

Green Computing à Perusahaan bekerja untuk menjadi lebih efisien dengan:

-       Mengganti sistem yang lebih tua dengan yang lebih hemat energi.

-       Pindah beban kerja berdasarkan efisiensi energi.

-       Menggunakan kekuatan yang paling efisien server hanya pada waktu pemakaian maksimal.

-       Meningkatkan aliran udara pusat da

Green Computing memiliki 3 tipe:

-       Economic

-       Environmental

-       Social

Etika adalah tindakan tegas yang berakar pada prinsip-prinsip yang mengungkapkan apa yang benar dan penting dan sekitar tindakan yang dipertahankan untuk umum dan pribadi dukung.

==============================================================================

Session 21-22. Cost Recovery of Information Systems

·      FUNDING IT RESOURCES

Ada tiga metode pendanaan utama:

Funding Method	Description	Why do it?	Why not do it?
Chargeback	Biaya dihitung berdasarkan penggunaan sebenarnya	Metode paling adil untuk memulihkan biaya karena didasarkan pada penggunaan aktual	Harus mengumpulkan rincian tentang penggunaan, mahal dan sulit
Allocation	Pengeluaran terbagi berdasarkan basis non-penggunaan	Kurang pembukuan untuk IT, biaya bulanan dapat diprediksi	Departemen TI harus mempertahankan tingkat alokasi
Corporate Budget	Perusahaan mengalokasikan dana untuk IT dalam anggaran tahunan	Tidak ada penagihan ke bisnis. Baik untuk mendorong pemanfaatan teknologi baru.	Harus berkompetisi dengan semua item lain yang dianggarkan untuk pembiayaan

·         HOW MUCH DOES IT COST?

o    Activity Based Costing à menghitung kegiatan aktual yg masuk ke dlm produk tertentu / memberikan layanan tertentu.

o    Total Cost of Ownership à dengan cepat menjadi standar industri. Ini terlihat di luar investasi modal awal untuk memasukkan biaya yang terkait dengan dukungan teknis, administrasi, dan pelatihan. Teknik ini memperkirakan biaya tahunan per pengguna untuk setiap pilihan prasarana potensial, biaya ini kemudian dijumlahkan.

-       TCO Component Breakdown à Perkiraan TCO harus dihitung per komponen dan kemudian dibagi di antara semua pengguna yang mengakses (server, printer, dll).

-       TCO as a Management Tool à TCO juga dapat membantu manajer memahami bagaimana biaya infrastruktur dipecahkan. TCO membantu dalam keputusan tentang penganggaran, alokasi sumber daya, dan struktur organisasi.

·      BUILDING A BUSINESS CASE

o  Business Case

Komponen dari Business Case à Ringkasan Eksekutif; Ikhtisar dan Pendahuluan; Asumsi & Rasional; Ringkasan Program; Diskusi & Analisis Keuangan; Manfaat & Dampak Bisnis; Jadwal & Pencapaian; Risiko & Analisis Kontingensi; Kesimpulan dan Rekomendasi; Lampiran

·         IT PORTFOLIO MANAGEMENT

Investasi IT harus dikelola sebagai investasi lain yang akan dikelola oleh sebuah organisasi. Manajemen Portofolio IT mengacu pada proses evaluasi dan persetujuan investasi IT yang berkaitan dengan saat ini dan potensi investasi TI lainnya.

o  Asset Classes IT Portfolio

Menurut Weill dan Aral, ada empat kelas aset investasi IT:

-  Sistem transaksional - sistem yang merampingkan atau memotong biaya pada operasi bisnis.

-  Sistem informasi - sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mengontrol, mengelola, berkomunikasi, menganalisa atau berkolaborasi

-  Sistem Strategis - sistem yang digunakan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar.

-  Sistem infrastruktur - fondasi dasar atau membagi layanan IT untuk beberapa aplikasi.

Average Company’s IT Portfolio Profile

·      VALUING IT INVESTMENTS à Return on Investment (ROI); Net Present Value (NPV); Economic Value Added (EVA); Payback Analysis; Internal Rate of Return (IRR); Weighted Scoring Methods; Prototyping; Game Theory or Role-playing; Simulation

·      MONITORING IT INVESTMENTS

o  The Balanced Scorecard à Digunakan untuk menilai dampak dari strategi perusahaan yang ditetapkan pada peanggan, tenaga kerja,serta kinerja keuangan mereka. Dapat dilihat dai empat perspektif: pelanggan, bisnis internal, inovasi/pembelajaran, dan keuangan.

Dimension	Description	Example IT Measures
Customer Perspective	Langkah-langkah yang mencerminkan faktor-faktor yang benar-benar penting bagi pelanggan	Pengguna didefinisikan metrik operasional
Internal Business Perspective	Tindakan apa yang harus dilakukan perusahaan secara internal untuk memenuhi harapan pelanggan.	Metrik proses IT, tingkat penyelesaian proyek, sistem metrik kinerja operasional
Innovating and Learning Perspective	Mengukur kemampuan perusahaan untuk berinovasi, memperbaiki dan belajar	IT R & D, teknologi baru tingkat keberhasilan yang dikenalkan, metrik pelatihan
Financial Perspective	Langkah-langkah untuk menunjukkan kontribusi kegiatan ke bottom-line	Proyek TI ROI, NPV, IRR, biaya / keuntungan, TCO, ABC

o  The IT Balanced Scorecard à IT Scorecard berhubungan dengan scorecard perusahaan, dengan menjamin bahwa langkah-langkah ynag digunakan oleh IT dapat mendukung tujuan perusahaan, serta dapat membantu manajer senior untuk memahami kenerja dari organisasi mereka.

·      OPTIONS PRICING à menawarkan kesempatan untuk mengambil beberapa tindakan dimasa depan dalam menanggapi ketidakpastian tentang perubahan dalam bisnis dan lingkungan manajemen.

=============================================================================

Session 23-24. Project Management

Project à Suatu usaha sementara yg dilakukan utk menciptakan suatu produk/jasa yg unik; Memiliki awal (waktu mulai) dan akhir yang pasti.

Project :

1.    Perusahaan menggunakan project dan operation utk  menghasilkan revenue

2.    Usaha temporer yg memiliki tanggal, waktu awal dan berhenti yang tetap

3.    Manajer project bisa terbagi menjadi sub2 project, tergantung dr pekerjaan.

Project Management à penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan dan teknik utk mendukung kegiatan project demi memenuhi dan melampaui kebutuhan stakeholder dan harapan dr suatu proyek itu sendiri. Melibatkan trade-offs terus-menerus. Tgs manajer - mengelola trade-offs.

Trade-offs à situasi dimana seseorg hrs mmbuat keptsn terhadap 2hal ato lebih, dan mengorbankan salah 1 aspek dgn alasan tertentu utk memperoleh aspek lain dgn kualitas yg berbeda.

Tipe Project Management Trade-offs :

1.    Scope = produk/projectnya

2.    Time   = waktu selesai project

3.    Cost    = seluruh sumber daya yg diperlukan utk kelarin project

4.    Cost vs Quality

Project Triangle :

4 komponen esensial utk bbrp project :

1.                  Common project vocabulary à semua member dpt komunikasi dgn efektif

2.                  Teamwork à setiap anggota bagian project dipastikan hrs bekerja secr efektif dan efisien

3.                  Project Cycle Plan àmetode /schedule utk execute project  (GANTT chart, PERT diagrm,CPM)

4.                  Project management à utk koordinasi dan eksekusi secr tepat

CPM à Critical Path Method

Element2 dalam Project Management : à (dapat mempengaruhi keberhasilan suatu project)

1.    Identification of requirements; 2.Organizational Integration; 3.Team management; 4.Risk and Opportunity management; 5.Project Control; 6.Project Visibility; 7.Project Status; 8.Corrective Action; 9.Project Leadership

PROJECT IT à Berbeda dgn project2 lain. Ada 4 metodelogi utama yg dpt digunakan utk manage Project IT :

1.    Systems Development Life Cycle (SDLC)

2.    Prototyping

3.    Rapid Applications Development (RAD)

4.    Joint Applications Development (JAD)

SDLC ada 7 tahapan (Phase) à 1.Initiation of the project; 2.The requirements definition phase; 3.The functional design phase; 4.The system is actually built; 5.Verification phase; 6.The “cut over” where the new system is put in operation and all links are established; 7.The maintenance and review phase

Keterbatasan (Limitation) SDLC (penggunaan SDLC tdk selalu tepat dlm project IT)

1.    Sulit dalam perkiraan biaya

2.    Sulit mntpkn ruang lingkup, kdg terlalu luas / terlalu sempit sehingga tujuan jd tidak tepat guna.

3.    Lingkgn bisnis yg dinamis, memungkinkan waktu yg ada tidak cukup.

PROTOTYPING à karena SDLC tdk dpt bekerja utk semua situasi, mmbthkn byk perncanaan dan sulit dilaksanakan dgn cepat. Maka Prototyping  adalah jenis evolusi yg dikembangkan (Lebih cepat)

Keuntungan PROTOTYPING à Semua user dan komentator terlibat dr awal dan selama proses pembgnn

Kerugian PROTOTYPING à Dokumentasinya sulit; User sulit memahami ruanglingkup yg realistis dr sistem

RAD (Rapid Application Development) à Implementasi secr langsung dan cepat (Sama seperti SDLC, hanya saja mengurangi waktu dengan cr mereduce Step ( 4 step dr 7)(membangun sistem dalam waktu singkat dr biasanya)

RAD digunakan utk pengembangan tools secara cepat : GUI, reusable code, code generation, and programming, debugging, dsb.

JAD (Joint Application Development) à Implementasi development dgn cara joint (gabung2)

(Teknik yg dikembangkan oleh IBM, dimana user yg terlibat lebih bersifat integral selama proses pembangunan)

Cth2 Development Methodelogies lainnya ; XP (Extreme Programming), Crystal, Scrum, Feature-Driven Development (FDD) and Dynamic System Development (DSDM).

Ada 4 Software yg dapat digunakan utk membantu mengelola masalah teknis :

1.    Computer-Aided Software Engineering (CASE)

2.    Software development library

3.    Automated audit trail

4.    Software metrics

PROJECT RISK à Strategi yg dpt digunakan utk memanage Complexity Project Risk :

1.    Leveraging the Technical Skill of The Team à harus ad leader yg pengalaman

2.    Relying on Consultant and Vendors à pake kosultan/ vendor yg ud biasa nanganin project

3.    Integrating within the organizationà meningkatkan frekuensi meeting, dokumentasi, penetapan critical decision making yg dilakukn dgn baik.

Manage Clarity (Kejelasan)aspek dlm Project Risk :

1.    Managing Stakeholder à balance antara tujuan stakeholder dgn PM

2.    Sustaining project commitment

4 dimension of Project Success :

1.    Resource Constraint à apakah project memenuhi kriteria waktu dan budget?

2.    Impact on Customer à sberp besar manfaat yg dpt diperoleh konsumen dr project?

3.    Business Success à seberp besar dan lama profit yg dapat diperoleh dr project

4.    Prepare the future  à Ketika project suatu saat diubah apa dampakny terhadap profit dan benefit customer ?

PMO (Project Management Office) –> Perusahaan ada utk meningkatkan efisiensi dgn mengumpulkan para expert, dll

==================================================================================================

Chapter 12 Business Analytics and Knowledge Management

Knowledge Management à proses yang diperlukan untuk menghasilkan,menangkap, menyusun dan transfer pengetahuan di seluruh organisasi untuk mencapai keunggulan kompetitif. Disini teknologi bereran penting dalam mengatur pengetahuan yang ada.

Intelektual Capital didefinisikansebagai pengetahuan yang telah diidentifikasikan,didapatkan untuk menghasilan nilai yang lebih. Intelektual Property membuat individu untuk memiliki kreatifitasnya masing-masing.

Knowledge Management sendiri berhubungan dengan IS di dalam 3 hal:

-       IT membuat infrastruktur untuk sistem KM

-       Sistem KM membentuk infrastruktur data untuk banyak aplikasi IS

-       KM sering disebut sebagai aplikasi dari IS

Data,Information dan Knowledge :

1.   Data adalah spesifik,kenyataan objektif atau pengamatan.(simbol atau fakta)

2.   Informasi adalah sesuatu data yang memberikan informasi/data yan g telah diolah sehingga menjadi berguna.

3.   Knowledge adalah Kemampuan untuk mengubah data menjadi informasi.

Hubungan antara data, informasi dan knowledge

Data	Knowledge	Information
Pengamatan simple: -          Mudah untuk didapatkan -          Mudah tersusun -          Mudah ditransfer -          Mudah terukur dan ringkas	Data dengan relevan dan maksud: -          Memerlukan unit analisis -          Memerlukan konsensus	Informasi Penting dari pikiran manusia : meliputi refleksi,sintesis dan konteks -          Sulit untuk di dapatkan secara elekronik -          Sulit untuk terstruktur -          Sering kali berbentuk tacit -          Sulit untuk ditansfer

Tacit and Explicit Knowledge

Tacit Knowledge à personal,konteks dan sulit unutk dibentuk/disusun dan dikomunikasikan.

Atau Tacit Knowledge(menurut babe gw) adalah suatu pengetahuan yang masuh ada dibak,masih belum ditranslate dengan baek.

Explicit Knowledge adalah dapat dengan mudah didapatkan ,diorganisasikan dan ditransfer

Taxonomy of Knowledge

From Managing Knowledge to Business Inteliggence

Business Inteligence à suatu kumpulan dari teknologi & proses yg digunakan untuk mendeskripikan performa bisnis. Business Analytics menggunakan kuantitatif & prediktif model & kenyataan dr management utk mengacu pd keputusan.

Why Manage Knowledge?(Reason from Managing Knowledge)

1.    Sharing best Practice--- Membagikan praktis yang terbaik berarti memanfaatkan pengetahuan yang didapat oleh bagian dari organisasi. Sangatlah penting di dalam organisasi dimana para pekerja mereka mengaplikasikan keahlian mereka seperti akuntansi,konsultasi dan training perusahaan.Dengan adanya sistem KM,maka akan memungkinkan mereka untuk mendapatkan praktik/keahlihan mereka dan menyebarkan pengetahuan mereka di dalam perusahaan. Permasalahan yang sering terjadi adalah dari pegawai yang enggan untuk membagikan pengetahuan mereka( dimana pada posisi ini pihak manager harus mendorong dan menggunakan sistem reward sharing).

2.    Globalization—faktor kompetitif dapat merupakan bagaimana perusahaan mendapatakan dan mengaplikasikan pengetahuan.

3.    Rapid Change –perusahaan harus cepat,gesit dan mampu beradaptasi untuk bersaing

4.    Downsizing—terkadang orang yang kurang tepat dipecat ketika proses penciptaan pembelajaran organisasi.(pemangkasan/mengecilkan)

5.    Managing Information and Communication Demand—data harus dikategorikan di sebuah bentuk agar bergunna

6.    Knowledge Embedded in Products—hal yang tidak dinyatakan dengann jelas yang menambah nilai dari sebuah barang atau jasa adalam menjadi penambahan pada pengetahuan.

7.    Sustainable Competitive Advantage--- KM merupajan jalan untuk mendapatkan knowledge management.

Process dari Knowledge Management:

1.    Generation meliputi semua aktivitas yang menemukan pengetahuan baru. 2 hal dasar yang meliputi adalah knowledge creation(eksplorasi) dan knowledge sharing(exploitation). Metode untuk “generation” meliputi:

-       Research and Development, pengetahuan yang dihasilkan melalui R&D seing muncul dari sintesis. Dari sintesis membawa potongan dari sumber-sumber pengetahuan yang beragam dan berbeda.

-       Adaptation adalah kemampuan untuk menerapkan sumber daya yang sudah ada dengan cara baru ketika terjadi perubaha ekternal membuat langkah lama dari proses bisnis menjadi penghalang. Kemampuan perusahaan untuk beradaptasi didasarkan pada 2 faktor yaitu: memiliki sumber daya internal yang cukup untuk mencapai perubahan dan bersedia untuk membuka dan perubahan.

-       Buy and Rent adalah pengetahuan dapat didapatkan dengan membeli ataupun mempekerjakan individu,baik pekerja ataupun konsultan.

-       Shared Problem Solving

2.    Capture meliputi media yg digunakan dlm proses kodifikasi. Ada 3 aktivitas penting di dlm kegiatan capture yaitu:

-       Scanning (mengumpulakn “informasi kasar”)—dapat merupakan elektronik atau manusia

-       Organizing(mengubah menjadi bentuk yang dapat diterima)—haruslh mudah utuk semua tipe pengguna untuk mengakses.

-       Mendesign Knowledge Maps/Packaging knowledge (menghasilan petunjuk utuk menavigasikan dasar pengetahuan). Mendesign Knowledge maps menunjukan lokasi dari sumber pengetahuan di dalam perusahaan yang mana meliputi list orang,dokumen dan database yang menunjukan ke pegawai kemana mereka harus pergi ketika mereka memerlukan bantuan. Jadi intinya  setelah proses  pertama (generate), pada proses capture,pengetahuan tersebut akan dipilah-pilah disesuaikan dengan kebutuhan pengguna(cocok atau tidak).

3.    Codification  yaitu diman pengetahuan harus bisa digunakan dan dibagikan menjadi sebuah nilai. Kodifikasi berarti membuat pengetahuan tersebut menjadi bentuk (representation) yang membuat menjadi mudah untuki digunakan dan ditemukan (diakses dan ditransfer). Ada 4 prinsip penting di dalam kodifikasi pengetahuan:

-       Menentukan goal bisnis(mendefinisikan maksud strategic)

-       Mengidentifikasikan kebutuhan pengetahuan sekarang untuk mendapatkan maskud strategic

-       Mengevaluasi pengetahuan sekarang untuk pemanfaatan dan kemampuan untuk dikodifikasi

-       Mendeterminasikan kecocokan untuk kodifikasi dan distribusi.

4.    Transfer yaitu meliputi mendistribukan atau mentransfer pengetahuan yang ada. Nonaka dan Takeuchi mendeskripsikan 4 model berbeda yaitu:

-       Socialization: dari Tacit knowledge to tacit knowledge

-       Externalization: from Tacit Knowledge to explicit knowledge

-       Combination: from explicit ti explicit knowledge

-       Internalization: from explicit knowledge to tacit knowledge.

Bagaiman untuk sukses di dalam Knowledge Management à Kesuksesan dari usaha knowledge management memeerlukan pemimpin dengan visi,komitmen dan budaya organisasi yang memfasilitasi kolaborasi.

Business Analytics à Davenport dan Harris menunjukkan bahwa perusahaan-perusahaan yang sukses bersaing dengan analisis bisnis memiliki lima kemampuan ini:

–      Hard to duplicate

–      Uniqueness

–      Adaptability

–      Better than competition

–      Renewability

Komponen dari analisis bisnis:

1.    Data Repository adalah server dan software yang digunakan untuk meyimpan data. cthnya data warehouse

2.    Software tools adalah aplikasi dan proses untuk analisis statistik ,peramalan, modelling prediksi dan optimisasi.

3.    Analysis Environment adalah lingkungan organisasi  yang menciptakan dan meneruskan penggunan peralatan analisis.

4. Skilled Work Force adalah angkatan kerja yang telah diberikan training,berpengalaman dan memiliki kemampuan untuk meggunakan alat analisis.