Strategic Information System (UTS)

Session 1-2. Introduction of MIS

Management Information System (MIS) à istilah umum mengenai pengelolaan penyediaan informasi secara otomatis dalam suatu organisasi yg dilakukan secara efektif dan efisien 
- Memberikan informasi mengenai kegiatan usaha 
- MIS membantu para manager dalam proses pengambilan keputusan  strategis(Strategic Decision making) 
- Biasa digunakan oleh pershn2 besar. Contoh : Google.com & Amazon.com

Mengapa IS itu penting dalam membantu pengambilan keputusan suatu perusahaan :

1. Business View

- Intinya : IT merupakan critical resources, bisa sangat beresiko (biaya besar) bisa sangat menguntungkan

2. People & Technology work Together

- Dukungan IT dibantu oleh campur tangan manusia menciptakan kinerja yang lebih efektif

3. Integrating Business With Technology

 - Jaman sekarang teknologi memainkan peran hamper disegala bidang yang kita lakukan, sprt layanan pelanggan, dan

   sebagainya. Cth : Wallmart, menggunakan MIS utk memudahkan kegiatan organisasi seperti proses pemindahan stocking    rak atau komunikasi organisasi dengan pemasok.

4. Rapid Change In Technology

 - Perubahan dalam dunia teknologi itu cpt, oleh karena itu organisasi tidak boleh ketinggalan informasi demi mencapai keunggulan kompetitif. (Manager harus bisa mengembangkan pemahaman mengenai informasi mana yang penting, bagaimana mendapatkannya, dan bagaimana menggunakannya.)

5. Competitive Challenges

- Pesaing bisa datang darimana saja dan tak terduga. Manager organisasi hrs bisa menunjukan dan mengembangkan program teknologi dan produk mereka sendiri dibandingkan pesaing mereka.

Keputusan yg diambil melalui pengunaan IS, dapat langsung mempengaruhi keuntungan bisnis

Rumus Dasar : Profit = Revenue-Expenses , dapat digunakan utk mengevaluasi dampak dari suatu keputusan.

Pertimbangan Kegagalan IS strategy, ketika tidak bisa mensupport Business Goals & Oranizational Systems :

1. IS support Business Goals = IS merupakan investasi utama bagi setiap perusahaan dalam lingkungan bisnis saat ini. Kalau IS tidak dikelola dengan baik, misalnya kurangnya kemampuan yg diperlukan dalam hal mengumpulkan, menyimpan, dan mentransfer informasi penting bagi suatu bisnis, dapat menyebabkan bencana bagi organisasi.

2. IS must support Organizational Systems = Sistem organisasi merupakan elemen fundamental dari suatu bisnis. Terdiri dari : People, Work Process, Structure. Oleh karena itu seorang manager harus bisa menciptakan keputusan yg besar , seperti beralih dengan menggunakan IS atau menerapkan standar akses eksternal bagi karyawan. Dsb..

Skills yang dibutuhkan utk menciptakan effectively in  IT Decisions :

Seorang manager harus memiliki kemampuan/keterampilan yg berbeda pada waktu yang berbeda :

1.  Bisa melakukan pembagian tugas

2. Visioner/ memiliki jiwa kepemimpinan dan tugas yg terarah

3. Memberikan informasi dan pengetahuan bagi kelompk utk mencapai suatu kesuksesan

4. Tugas Struktural (Adanya pengaturan tugas dalam grup)

Intinya MIS merupakan dasar yang terkait dengan segitiga Strategic Information Systems

The Information Systems Strategy Triangle

========================================================================

Session 3-4. Linking Systems  to Strategy  and the Organization

Information system strategy triangle adalah sebuah kerangka sederhana untuk memahami dampak dari IS pada keselarasan dan organisasi.

I. Business strategy à menggerakkan organizational and IS strategy.

                Strategy - tau diposisi mana, mau kemana, pakai apa, berapa lama

                                 - atau secara teoritis merupakan serangkaian tindakan terkoordinasi untuk memenuhi tujuan, maksud dan goals

Ø  Dimulai dari misi

Ø  Coordinate set of actions to fulfill objectives, purpose and goals

Ø  Perubahan strategi apapun membutuhkan perubahan yang lain untuk menjaga keseimbangan

Ø  Dipengaruhi oleh strategi lain yang digunakan oleh perusahaan

Ø  Selalu melibatkan konsekuensi

Generic Strategies Framework

Michael Porter mengidentifikasi 3 strategi utama untuk mencapai keunggulan kompetitif:

1.       Cost leadership – produsen biaya terendah (similar product at lower cost). Cth: Walmart, Suzuki, Overstock.com

2.       Differentiation – produk unik (price premium from unique product). Cth: Coca Cola, Progressive Insurance, Publix

Focus – lingkup terbatas. Cth: Ritz Carlton, Marriott

Variasi Diferensiasi Strategi

o    Shareholder value model: menciptakan keunggulan melalui penggunaan pengetahuan dan waktu (Fruhan)

o    Unlimited resources model: perusahaan dengan sumber daya yang besar dapat mempertahankan kerugian lebih mudah daripada orang-orang dengan sedikit sumber daya (Chain Store vs Mom & Pop).

(Masalah dengan Porter dan varian ini adalah bahwa laju perubahan tidak lagi mudah dikelola dan berkelanjutan)

Hypercompetition

D'Aveni mengembangkan sebuah model yang menyatakan bahwa keunggulan kompetitif yang berkelanjutan TIDAK bisa dipertahankan. Disebut "Hypercompetition dan New 7 Ss Framework".

The 7s berguna untuk menentukan aspek-aspek yang berbeda dari strategi bisnis dan menyelaraskan mereka untuk membuat organisasi kompetitif di arena hiperkompetitif.

The 7 Ss adalah:

1. Superior stakeholder satisfaction : Memahami bagaimana untuk memaksimalkan kepuasan pelanggan dengan menambahkan nilai strategis.

2. Strategic soothsaying : Mencari pengetahuan baru yang dapat memprediksi atau membuat jendela kesempatan baru.

3. Positioning for speed: Mempersiapkan organisasi untuk bereaksi secepat mungkin.

4. Positioning for surprise : Mempersiapkan organisasi untuk merespon pasar dengan cara yang akan mengejutkan pesaing

5. Shifting the rules of competition : Menemukan cara baru untuk melayani pelanggan yang mengubah industri.

6. Signaling strategic intent : Mengkomunikasikan tindakan dimaksudkan perusahaan, guna mengulur tanggapan pesaing.

7. Simultaneous and sequential strategic thrusts: Mengambil serangkaian langkah-langkah yang dirancang untuk mengejutkan dan membingungkan pesaing untuk mengganggu atau menghalangi usaha mereka.

Framework	Key Idea	Application to Information Systems
Porter’s generic strategies Framework	Perusahaan mencapai keunggulan kompetitif melalui kepemimpinan biaya, diferensiasi, atau fokus	Memahami strategi mana yang dipilih oleh perusahaan adalah penting untuk memilih IS untuk melengkapi strategi
D’Aveni’s Hypercompetition Model	Kecepatan dan bergerak agresif dan countermoves oleh perusahaan menciptakan keunggulan kompetitif	IS sangat penting untuk mencapai kecepatan yang dibutuhkan untuk bergerak dan countermoves. IS berada dalam keadaan terus-menerus berubah atau pengembangan.

Organizational Strategy

Ø  Strategi organisasi meliputi desain organisasi serta pilihan itu membuat dalam proses kerjanya

Managerial Levers- kerangka lain untuk desain organisasi, menyatakan bahwa keberhasilan pelaksanaan strategi organisasi perusahaan adalah kombinasi terbaik dari organisasi, kontrol, dan variabel budaya

Variabel organisasi meliputi:

hak keputusan, proses bisnis, hubungan pelaporan formal, dan jaringan informal.

Variabel kontrol meliputi:

ketersediaan data, sifat dan kualitas perencanaan, efektivitas pengukuran kinerja dan sistem evaluasi, dan insentif untuk melakukan pekerjaan yang baik.

Variabel budaya terdiri dari nilai-nilai organisasi.

Business Diamond - Kerangka sederhana untuk mengidentifikasi komponen penting dari rencana organisasi. Berguna untuk merancang organisasi baru dan untuk mendiagnosa masalah organisasi.

IS Strategy

Ø  IS memungkinkan bisnis untuk menerapkan strategi bisnis.

Ø  IS membantu menentukan kemampuan perusahaan.

	What	Who	Where
Hardware	List of physical components of the system	Individuals who use it Individuals who manage it	Physical location
Software	List of programs, applications, and utilities	Individuals who use it Individuals who manage it	What hardware it resides upon and where that hardware is located
Networking	Diagram of how hardware and software components are connected	Individuals who use it/ Individuals who manage it/ Company service obtained from	Where the nodes are located, where the wires and other transport media are located
Data	Bits of information stored in the system	Individuals who use it Individuals who manage it	Where the information resides

Figure 1.10  Information systems strategy matrix.

Halo Effect

Efek halo adalah "kecenderungan dasar manusia untuk membuat kesimpulan tertentu berdasarkan kesan umum" (Rosenzweig).

Rosenzweig menjelaskan tiga kesalahpahaman yang diciptakan oleh efek halo pada umumnya:

o    Ada sebuah formula atau blueprint bahwa perusahaan dapat menerapkannya dan berkinerja tinggi.

o    Kinerja perusahaan didorong sepenuhnya oleh faktor internal.

o    Karena keputusan bisa berubah menjadi buruk tidak berarti bahwa itu buruk dibuat.

===========================================================================================

Session 5-6. Strategic Use of Resources in a Global Economy

Organizational Strategy à Desain organisasi,seperti pilihan yang dibuat untuk menentukan, mengatur,mengkoordinasikan dan mengontrol proses kerja.

Model dari organizatonal Strategy: Business Diamond dan Managerial Levers

Bisnis model yang mana mengidentifikasikan 4 komponen utama dari organisasi, yaitu 1. Business Process

2. Tasks and structure(atau desain organisasi)

3. Management and measurement(control) systems, dan

4. Value and belief (culture).

Managerial levers menjelaskan lebih detail dari pada Bisnis Diamond dan memberikan area spesifik dimana IS bisa digunakan  untuk memanage organisasi dan untuk mengubah organisasi.

Variabel Desain Organisasi

Variable	Description
Organizational variables
Decision rights	Otoritas untuk memuliai,mengizinkan,mengimplementasikan dan mengawasi tipe dari keputusan yang diperlukan untuk merencanakan dan menjalankan bisnis.
Business processes	Sekumpulan tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan tujjuan utama dalam bisinis
Formal reporting    relationships	Struktur organisai yang diatur untuk memastikan kooodinasi diantara semua unit dalam organisasi.
Informal networks	Mekanisme,seperti hoc groups ,yang mana bekerja untuk mengkoordinasikan dan melakukan transfer informasi diluar hubungan laporan formal
Control variables
Data	Informasi yang dikumpulkan,disimpan dan digunakan oleh organisasi.
Planning	Proses yang mana arah untuk kedepan dibentuk,dikomunikasikan dan diimplementasikan.
Performance measurement    and evaluation	Sekumpulan pengukuran yang digunakan untuk menilai kesusksesan dalam ekseskusi rencana dan proses yang mana sebuah pengukuran digunakan untuk meningkatkan kualitas dari kerja.
Incentives	Perangkat Moneter yang digunakan untuk memotivasi perilaku di dalam organisasi.
Cultural variables
Values	The set of implicit and explicit beliefs that underlie decisions made and actions taken.

INFORMATION TECHNOLOGY AND ORGANIZATIONAL DESIGN

Decision rights

Menunjukan siapa di dalam organisasi yang memiliki tanggung jawab untuk memulai,mensupply infomasi untuk , menyetujui, mengimplementasi dan melakukan kontrol atas keputusan-keputusan. Secara Ideal orang yang memiliki informasi yang terbanyak dan berada pada posisi yang terbaik harus memiliki hak ini.

Formal reporting    relationships

Struktur organisai yang diatur untuk memastikan kooodinasi diantara semua unit dalam organisasi. Jadi struktur organisasi merupakan cara untuk mendesain organisasi sehingga decision right dapat dengan benar dialokasikan. Dengan struktur organisasi yang dibuat biasanya mencerminkan alur dari komunikasi dan pengambilan keputudan semua organisasi. Di dalam struktur organisasi sprt di: -          Organisasi dengan struktur hierarichal, manager tengah meminta bawahan untuk apa yang harus dilakuka dan memberitahukan hasil kepada atasan/pemimpin. -          Organisasi dengan struktur flat, pekerjaan lebih fleksibel dan pekerja melakukan apapun yang dibutuhkan. IS meyediakan dukungan komunikasi intra di dalam perusahaan -          Organisasi dengan struktur matrix, pekerjaan diatur/diorganisasikn menjadi group kecil dan diintegrasikan secara regional dan nasional. Dengan IS ,maka dapat mengurangi kompleksitas dan biaya-biaya degan  menyediakan kemudahan dalam sharing informasi diantara fungsi managerial yang berbeda.

Informal networks                                                        Hubungan informal yang ada dan sangatlah penting memainkan peran dalam organisasi. Disini hubungan informal ini didesai oleh bagian management, dimana fungsinya adalah untuk melakukan projeck,sharing informasi atas program kerja,etc

INFORMATION TECHNOLOGY AND MANAGEMENT CONTROL SYSTEMS

-          Management Control

Jadi ternyata IT bukan hanya mengubah cara organisasi distruktur,namun juga mengubah bagaimana cara manager melakukan pengawasan pada organisasi. IS memainkan 3 peran yang penting dalam proses kontrol management:

1.       Data Collection : Dengan IS ,berarti memungkinkan pengumpulan informasi yang mungkin tidak terkumpulkan. Dan informasi ini membantu manager untuk menentukan apakah mereka puas dengan kemajuaan/progress

2.       Evaluation : IS memfasilitasi analisis informasi pada cara yang mungkin tidak mungkin. Evaluasi membandingkan kinerja yhang sebenarnya dengan kinerja yang diinginkan.

3.       Communication: kecepatan dalam meg=ngalirkan infromasi dari tempat infromasi dihasilkn dan ke tempat infromasi itu dibutuhkan.

-          Planning and Information Technology

IT memainkan peran yaitu:

1.       IS dapat menyediakan data yang dibutuhkan untuk mengembangkan perencanaan strategic.  Secara special,IS daoat sangat beguna dalam mengumpulkan data dari unit organisai dan mengubah data menjadi informasi untuk pembuat keputusan.

2.       Beberapa IS sebenarnya mengotomatiskan perencanaan proses.

-          Data Collection and IT

Melakukan pengawasan kerja dengan penggunaan IT. Dengan IS memungkinkan untuk mengumpulkan kebenaran data seperti data-data spesifik yang lewat melalui proses, orang yang dihubungi,waktu yang tepat untuk digunakan dalam menyelesaikan tugas.

-          Software Monitoring Products

Software dalam melakukan pengawasan yang mana software tersedia untuk melakukan monitoring pada pegawai. Dimana software ini diinstall untuk merecord data spesific tentang apa saja yang dilakukan oleh pegawai. Software ini juga digunakan untuk melakukan monitoring pada produktivitas pegawai sehingga digunakan untuk mereward pegawai juga.

-          Performance Measurement,Evaluation, Evaluation and IT

IS menyediakan kemumngkinan untuk mengevaluasi data . Dengan itu manager dapat dengan mudah memahami perkembangan pekerjaan dan kinerja.Akan tetapi terkadang analisis yang dilakukan manager terkadang menyebabkan manager kewalahan.

-          Incentive/Reward

Insentif dan penghargaan merupakan cara karyawan untuk mendorong performannce yang baik dari para pekerja. Sebuah sistem reward yang bagus dapat membuat para pekerja merasa baik tanp harus melakukan pembayaran lebih. Dengan IS, ternyata banyak memberikan bantuan dalam pemberian incentive. Seperti contohnya dengan IS memudahkan untuk membagikan incentive secara team. Dengan adanya fasilitas sistem informasi ,maka dapat membantu dalam proses tracking untuk mengetahui kontribusi di dalam team.

INFORMATION TECHNOLOGY AND CULTURE

Kebudayaan merupakab level managerial ketiga,dimanan memainkan peran yang sangat penting dalam pengembangan IS dan penggunaannya. Culture sendiri didefinisikan sebagai sekumpulan nilai dan kepercayaan mengenai apa yang diinginkan dan tidak diinginkan dalam sebuah komunitas. Beriktu adalah dimensi Globde dari CULTURE  yang ditemukan oleh Hofstede:

1.       Uncertainty/ Avoidance                                                                             6 . Assertiveness

2.       Power Distance                                                                                            7. Future Orientation

3.       Collectism 1 : Societal Collectivism                                                           8. Performance Orientation

4.       Collectivism 2: In- Group Collectivism                                                      9. Human Orientation

5.       General Egalitarianism Human Orientation

1.       Hierarchical Organization

-          merupakan organisasi yang dibentuk didasarkan pada konsep dari pekerja,spesialisasi dan kesatuan perintah.

-          2 bentuk organisasi: Functional Form dan Divisional Form

-          Keputusan di buat dari atas dan didelegasikan ke bawah menjadi bagian” yang kecil

-          Manager tengah melakukan fungsi dalam memberikan dan memproses informasi dan komunikasi.

-          IS biasanya digunakan untuk menyimpan dan mengkomunikasikan informasi sepangjang garis dari hierarki dan untuk mendukung informasi dari manager.

2.       Flat Organizational Structure

-          Pengambilan Keputusan dilakukan secara centralisasi

-          Pada organisasi berstruktur flat biasanya,pekerja akan melakukan hal-hal yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut,mereka dapat dengan cepat merespon ke lingkungan yang dinamis(berubah-ubah). Namun organisasi seperti ini biasanyacenderung akan kurang fleksibel

3.       Matrix Organizational Structure

-          Struktur oeganisasi matrix biasanya menempatkan 2 atau lebih supervisor diman untuk memastikan dimensi multipel dari bisnis diintegrasikan

-          Setiap supervisor mengarahkan aspek yang berbeda dalam pekerjaan pekerja.

-          Organisasi matriks sering gagal untuk memungkinkan manager untuk mencapai strategi bisnis.

-          Karena adanya ortoritas ganda,biasanya pekerja sering mengalami kebingungan dan frustasi,karena ada 2 otoritas.

4.       Network Organizatinal Structure

-          Hak keputusans ecara desentralisasi

-          Menetapkan kemampuan untuk mempromosikan kreativitas dan fleksibilitas ketika mengurus kontrol proses operasional,yang mana didapatkan dengan menganti kontrol birokrasi dengan kontrol yang didasarkan pada IS.

-          Penggunaan luas dalam teknologi komunikasi dan jaringan juga memudahkan untuk mengkoordinasikan sepanjang batas fungsional

5.       T-form

-          Ben-tuk dari stuktur oeganisasi jaringan

-          T berpegang pada /didasarkan pada teknologi/berorientasi pada teknologi

-          IT dikombinaskina dengan komponen  organisasi tradisional  untuk membentuk kkomponen tipe baru,seperti:

Electronik linking, otomatisasi produksi, alur kerja elektronik, hubungan elektronik customer dan supplier dan portal self serfice internet

Flat, hierarchical, and matrix structured organizations ditingkatkan dengan adanya IT yang mana menghasilkan Networks Organizations

Immediate Responsive Organizations

Untuk mencapai tujuan/goal dari instant organisasi,organisasi harus menguasai 5 disiplin yaitu:

1.       Instant Value Alignment – siap untuk menuediakan apa yang sebenarnya diinginkan oleh konsumen

2.       Instant Leaning—membangun pembelajaran secara langsung ke proses dan tugas perusahaan

3.       Instant involvement—menggunakan IT untuk memastikan semua(individu) siap untuk menyalurkan produk dan jasa

4.       Instant Adaption—menciptakan kebudayaan untuk mendukung

5.       Instant Execution—membangun proses bisnis yang melibatkan beberapa individu,dimana disini intinya adalah penggunaan secara elektronik  dimana akan menghasilkan waktu yang singkat dalam mengeluarkan output untuk memenuhi kebutuhan konsumen

==================================================================================

Session 7-8. Organizational Strategy : Managerial Levers

·       Pendekatan dalam bekerja

-        Teknologi sekarang membawa pendekatan untuk bekerja dalam lingkaran penuh à Waktu & tempat bekerja menjadi 1 dengan aspek lain dalam kehidupan.

-        Orang jaman sekarang dapat bekerja di rumah melalui dunia maya tanpa batas ruang

·       Virtual Organizations à sebuah struktur yang memungkinkan individu bekerja untuk sebuah organisasi namun ia dapat tinggal dimana pun. Hal ini dikarenakan internet & intranet perusahaan menciptakan kesempatan bagi individu untuk bekerja dari mana saja mereka dapat mengakses komputer. Struktur organisasi virtual berupa jaringan. Setiap orang memiliki akses ke orang lain menggunakan teknologi. E-mail adalah cara yang paling banyak digunakan komunikasi. Sukses dalam sebuah organisasi virtual adalah jumlah kolaborasi yang terjadi antara individu.

·        WORK DESIGN FRAMEWORK à  kerangka sederhana dapat digunakan untuk menilai bagaimana teknologi baru dapat mempengaruhi pekerjaan. Kerangka ini berguna dalam merancang karakteristik utama pekerjaan dengan menanyakan pertanyaan kunci seperti à Pekerjaan apa yang akan dilakukan? Apa cara terbaik untuk melakukan pekerjaan? Siapa? Dimana? Bagaimana IS dapat meningkatkan efektivitas para pekerja dalam melakukan pekerjaan?

·       How Information Technology Supports Communication & Collaboration :

·       IT untuk komunikasi :

-          E-mail à mengirim pesan melalui jaringan komunikasi +(video, gambar).

-          Intranet à jaringan komunikasi yang digunakan hanya untuk dalam perusahaan.

-          Instant Messaging (IM) à aplikasi komunikasi instant berbasis IP. Menyediakan komunikasi antar orang yang menggunakan komputer, telepon seluler, dll. Dapat digunakan manajer untuk memeriksa telekomunikasi karyawan.

-          Voice over IP (VoIP) à Metode yang memungkinkan telekomunikasi (telepon) untuk ditransmisikan melalui jaringan berbasis IP. Skype adalah jenis sistem VoIP yang memungkinkan pengguna untuk membuat panggilan telepon gratis melalui Internet. Sangat berguna untuk berkomunikasi dengan pekerja jarak jauh.

-          Video Teleconferencing à 2 org / lbh berbeda tempat video call.

-          Unified communications (UC) à sebuah arsitektur teknologi komunikasi yg mengotomatisasi & menyatukan semua bentuk komunikasi manusia dan perangkat dalam konteks, dan dengan pengalaman umum.

-          RSS à mengacu ke format file terstruktur untuk port data dari satu platform atau sistem informasi yang lain. Tujuannya agar tetap up to date datanya.

-          VPN (Virtual Private Network) à jaringan data pribadi yang memanfaatkan infrastruktur telekomunikasi publik. Menjaga privasi melalui penggunaan protokol tunneling & prosedur keamanan.

-          File Transfer à hanya kirim file antar komputer melalui internet.

-          File transfer protocol (FTP) à sama ky file transfer, tp jenis ini lebih umum.

·       IT to Facilitate Collaboration :

-          Social networking à sebuah layanan berbasis web yang memungkinkan anggotanya untuk membuat profil publik sesuai ketertarikan & keahlian mereka, posting teks, gambar dll, terdapat daftar pengguna lain, dengan siapa mereka berbagi sambungan, melihat & berkomunikasi secara terbuka/ pribadi (MySpace, Face Book, dll).

-          Virtual worlds à lingkungan simulasi berbasis komputer, penggunanya untuk mendiami dan berinteraksi melalui avatar (second life)

-          Web log (Blog) à jurnal online untuk berbagi informasi

-          Wikis à software yg memungkinkan pengguna untuk bekerja sama membuat, mengedit & link halaman web dengan mudah.

-          Groupware à erangkat lunak yang memungkinkan anggota kelompok untuk bekerja sama dalam sebuah proyek, dari mana saja, dengan memungkinkan mereka untuk secara bersamaan mengakses file yang sama.

·       How Information Technology Changes The Nature of Work :

-        Menciptakan jenis pekerjaan baru

-        Mengubah cara pekerjaan itu diselesaikan :

o   Pekerjaan tradisional pada masa sekarang diselesaikan menggunakan komputer

o   Pekerja harus belajar skill baru untuk menyelesaikan pekerjaan yg dulunya diselesaikan dengan interaksi dengan manusia, namun sekarang menggunakan IS.

-        Mengubah pola komunikasi

o   Hp & perangkat portable lain mengubah lingkungan berkomunikasi

o   Beberapa pekerja tidak perlu berkomunikasi dengan rekan kerja mereka secara teratur, namun lebih butuh untuk akses informasi yg up-to-date & komunikasi dgn customer & supplier

-        Mengubah pengambilan keputusan organisasi & pengolahan informasi :

o   Data diolah untuk menciptakan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu yang diambil pada proses sebelumnya.

o   Melalui RSS apa yg dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dapat diketahui

o   TI dapat mengubah jumlah dan jenis informasi yang tersedia untuk pekerja.

o   TI telah meningkatkan arus informasi kepada manajemen tingkat atas, mengurangi jajaran manajer menengah.

-        Mengubah kolaborasi

o   TI membantu membuat pekerjaan lebih berorientasi tim dan kolaboratif.

o   Pekerja dapat lebih mudah berbagi informasi dengan rekan satu tim mereka

-        Tantangan baru dalam mengatur manusia

o   Tantangan mengelola pekerja yg tidak berada dalam satu lokasi

o   Pekerjaan lebih berorientasi tim, sehingga lebih sulit untuk menilai kontribusi individu.

o   Salah satu solusinya adalah dengan menggunakan sistem pemantauan karyawan elektronik mengotomatisasi pengawasan.

o   Hal ini mungkin dapat merusak semangat dan merusak upaya untuk mendorong pekerja menyumbangkan ide-ide mereka kepada organisasi.

-        Merekrut pekerja menjadi berbeda dengan IT

	Traditional Approach: Subjective Observation	Newer Approach; Objective Assessment
Supervision	Personal and informal.  Manager is usually present or relies on others to ensure that employee is present and productive.	Electronic, or assessed by deliverable.  As long as the employee is producing value, he does not need formal supervisions
Evaluation	Focus is on process through direct observation.  Manager sees how employee performed at work.  Subjective (personal) factors are very important.	Focus is on output by deliverable (e.g., produce a report by a certain date) or by target (e.g., meet a sales quota).  As long as deliverables are produced and/or targets achieved, the employee is meeting performance expectations adequately.  Subjective factors may be less important and harder to gauge.
Compensation and Rewards	Often individually-based.	Often team-based or contractually spelled out
Hiring	Personal with little reliance on computers. Often more reliance on clerical skills	Often electronic with recruiting websites and electronic testing. More informated work that requires a higher level of IT skills.

·       Factors Driving Telecommuting and Mobile Work :

Driver	Effect
Shift to knowledge-based work	Eliminates requirement that certain work be performed in a  specific place.
Changing demographics and lifestyle preferences	Provides workers with geographic and time-shifting flexibility.
New technologies with enhanced bandwidth	Makes remotely performed work practical and cost-effective
Reliance on Web	Provides workers with the ability to stay connected to co-workers and customers, even on a 24/7 basis.
Energy concerns	Reduces the cost of commuting for telecommuters and reduces energy costs associated with real estate for companies

·       Disadvantages of Telecommuting and Mobile Work :

-        Lebih sulit bagi manajer untuk mengevaluasi dan kompensasi kinerja

-        Pekerja harus sangat disiplin diri

-        Mungkin berakhir jam kerja lagi.

-        Dapat memutuskan mereka dari budaya perusahaan

-        Offshoring dan outsourcing pengembangan perangkat lunak dan layanan komputer oleh teknologi yang sama adalah risiko lain

Employee Advantages of Telecommuting	Potential Problems
- Reduced stress due to increased ability to meet schedules, heightened morale, and lower absenteeism - Geographic flexibility - Higher personal productivity - Housebound individuals can join the workforce	- Harder to evaluate performance, Increased stress from inability to separate work from home life - Employee may become disconnected from company culture - Telecommuters are more easily replaced by electronic immigrants - Not suitable for all jobs or employees

·       Managerial Issues In Telecommuting and Mobile Work :

-        Tugas perencanaan, bisnis dan dukungan harus dirancang ulang untuk mendukung & mengontrol pekerja

-        Pelatihan harus ditawarkan sehingga semua pekerja dapat memahami lingkungan kerja baru

-        Karyawan yang dipilih untuk pekerjaan telecommuting harus self-starter

-        Manajer harus menemukan cara baru untuk mengevaluasi dan mengawasi para karyawan tanpa melihat mereka setiap hari di kantor.

·       Virtual Teams à secara geografis rekan kerja tersebar di lain tempat & disatukan menggunakan telekomunikasi & IT untuk menyelesaikan tugas organisasi. Factors Driving Virtual Teams à Follow the sun : tim di berbagai belahan dunia dapat bekerja sama untuk mendapatkan pekerjaan dilakukan lebih cepat karena perbedaan zona waktu.

·       Kekurangan dan Tantangan Tim Virtual :

-        Zona waktu yang berbeda

-        Keamanan lebih sulit untuk dipastikan.

-        Sejumlah besar tantangan bisa berubah menjadi kerugian.

-        Komunikasi elektronik tidak memungkinkan orang untuk berkomunikasi tatap muka

-        Kepercayaan mungkin lebih lambat terbentuk.

-        Keragaman anggota tim (bahasa, budaya, dll)

Challenges	Virtual Teams	Traditional Teams
Communications	- Multiple Zones can lead to greater efficiency but can lead to communication difficulties. - Communication dynamics such as non-verbal are altered	- Teams are collocated in same time zone.  Scheduling is less difficult. - Teams may use richer communication media.
Technology	-Team members must have proficiency across a wide range of technologies. - Technology offers electronic repository - Work group effectiveness may be more dependent on alignment of group & technologies used	- Technology is not critical and tools not essential for communications. - Electronic repositories are not typically used - Task technology fit may not be as critical.
Team Diversity	- Members typically come from different organizations and/or cultures which makes it - Harder to establish a group identity. - Necessary to have better com. skills -More difficult to build trust, norms	- Because members are more homogeneous, group identity is easier to form. - Because of commonalities, communications are easier to complete successfully.

·       Masalah manajerial dalam Tim Virtual :

- Membutuhkan gaya yang berbeda dan jenis manajemen.

- Observasi kurang mungkin terjadi.

- Kinerja lebih cenderung didasarkan pada output.

- Memberikan umpan balik adalah penting.

- Kompensasi harus didasarkan berat pada kinerja tim.

- Menyelaraskan sistem reward dengan pencapaian tujuan tim.

·       Tantangan komunikasi à manajer harus belajar untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka, Komunikasi yang sering penting untuk keberhasilan, Butuh dukungan teknologi yang sesuai (telekonferensi video, interaktif groupware, dll).

·       Tantangan teknologi à semua anggota tim harus memiliki teknologi yg serupa di lokasi mereka. Kebijakan dan norma untuk digunakan harus ada.

Tantangan Keanekaragaman à budaya yang berbeda memiliki persepsi yang berbeda pada waktu dan tugas penting. Menyediakan teknologi yang tepat untuk setiap budaya itu penting.

============================================================================================================

Session 9-10. Enabling Global Collaboration

v  SILO Perspective and Business Process Perspective.

	Silo Perspective	Business Process Perspective. Cth : Zara
Definisi	Unit fungsional secara terpisah-pisah/ mandiri seperti pemasaran, operasi, keuangan, dan sebagainya	Saling terkait, serangkaian kegiatan yang berurutan, dan tugas-tugas yang mengubah input menjadi output.
Fokus	Functional	Cross-functional
Tujuan yang dicapai	Mengoptimalkan pada tujuan fungsional, yang mungkin menjadi tujuan organisasi suboptimal/ kurang optimal.	Mengoptimalkan pada tujuan organisasi, atau "gambaran besar"
Keuntungan	Menyoroti dan mengembangkan kompetensi inti; efisiensi Fungsional	Menghindari duplikasi kerja dan kesenjangan komunikasi lintas fungsional; efektivitas organisasi

Hierarchical Structures (SILO)

THE TOOLS FOR CHANGE

Incremental Change / perubahan bertahap atau tambahan

#Total Quality Management (TQM)

a.Sebuah alat untuk mengubah penggunaan incremental change yang kecil.

b.Personil sering bereaksi baik, terhadap TQM.

c.Kontrol personil yang lebih besar dan kepemilikan.

d.Perubahan dilihat sebagai lebih sedikit dari ancaman.

#Six sigma

a.Sebuah pengukuran kualitas dimana berupaya untuk mencapai titik kesempurnaan.

Radical Change/ perubahan secara radikal.

a.Perubahan management tool yang lebih radikal.

b.Meningkatkan tujuan pencapaian secara agresif.

c.Tujuannya adalah untuk membuat cepat, terobosan berdampak pada metrik utama.

d.Gunakan hanya ketika perubahan besar diperlukan.

e.Resistensi yang lebih besar oleh personel

Contoh bagan:

Resiko yang akan muncul pada desain radikal:

a.Kurangnya dukungan manajemen senior.

b.Kurangnya program komunikasi logis.

c.Memperkenalkan kompleksitas yang tidak perlu dalam proses desain baru.

d.Menggabungkan reengineering dengan pengecilan.

BPM (Business Process Management) à Sebuah kelas sistem muncul untuk membantu mengelola alur kerja dalam bisnis.

Terutama membantu melacak proses berbasis dokumen, di mana orang melakukan eksekusi langkah-langkah alur kerja.

Contoh, BPM Architecture di perusahaan Appian

Enterprise system à Satu set alat sistem informasi yang digunakan untuk mengaktifkan aliran informasi di dalam dan antara proses.

Dirancang untuk mengelolah ratusan system yang potensial disuatu organisasi besar.

Karakteristik Enterprise system:

a.Integration à arus informasi  berintegrasi  secara mulus di seluruh perusahaan.

b.Packages à mereka adalah paket komersial yang dibeli dari vendor perangkat lunak. Contoh: SAP, Oracle

c.Best practices à mencerminkan praktik terbaik dalam industri.

d.Some assembly requirements à sistem harus terintegrasi dengan perangkat keras yang ada, OS, database, dan telekomunikasi.

e.Envolving à sistem terus berubah agar sesuai dengan kebutuhan pasar yang beragam.

Enterprise System :

Advantage	Disadvantage
Semua modul mudah untuk disampaikan secara bersama.	Implementasi adalah sejumlah besar pekerjaan.
Alat yang berguna untuk operasi sentralisasi dan pengambilan keputusan.	Sebagian memerlukan beberapa tingkat mendesain ulang proses bisnis.
Dapat memperkuat penggunaan prosedur standar.	Tag harga yang lumayan
	Mereka beresiko

========================================================================

Session 11-12. Building and Changing Global Business Processes

From Vision to Implementation

Figure 6.1  From abstract to concrete – building vs. IT.

Arsitektur menerjemahkan strategi ke dalam infrastruktur (lihat Gambar dibawah ini.

·         Arsitek mengembangkan rencana berdasarkan visi pelanggan dari sistem (atau dalam contoh ini rumah) yang merupakan blue print dari sistem perusahaan.

·         Blue print digunakan untuk menerjemahkan strategi bisnis menjadi rencana untuk IS.

·         Infrastruktur TI adalah segala sesuatu yang mendukung aliran dan pengolahan informasi (perangkat keras, perangkat lunak, data, dan jaringan).

The Manager’s Role

·         Harus memahami apa yang diharapkan dari arsitektur TI dan infrastruktur.

·         Harus jelas mengkomunikasikan visi bisnis mereka.

·         Mungkin perlu mengubah rencana jika TI tidak dapat secara realistis mendukung mereka.

·         Manajer harus terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

THE LEAP FROM STRATEGY TO ARCHITECTURE TO INFRASTRUCTURE

From Strategy to Architecture

·         Manajer harus mulai dengan strategi.

·         Strategi ini kemudian harus digunakan untuk mengembangkan tujuan yang lebih spesifik seperti terlihat pada Gambar 6.2.

·         Bisnis persyaratan harus fleshed keluar untuk setiap tujuan untuk menyediakan arsitek dengan gambaran yang jelas tentang apa yang harus mencapai IS.

·         Gambar 6.3 menunjukkan bagaimana proses ini rinci dicapai.

From Architecture to Infrastructure

·         Tahap ini memerlukan menambahkan lebih detail untuk rencana arsitektur.

·         Detail ini meliputi hardware yang sebenarnya, software, data, dan jaringan.

·         Gambar 6.2 menunjukkan fase ini.

·         Komponen-komponen ini harus dikombinasikan secara jelas.

·         Tingkat global - fokus pada tingkat perusahaan, tingkat Inter-organisasi - fokus pada komunikasi dengan pelanggan, pemasok atau pemangku kepentingan lainnya

A Framework for the Translation

·         Pertimbangkan hal berikut ketika mengembangkan kerangka untuk mengubah strategi bisnis ke dalam arsitektur dan kemudian infrastruktur:

o    Hardware - komponen fisik.

o    Software - program.

o    Jaringan - perangkat lunak dan perangkat keras.

o    Data - kuantitas dan format data yang menjadi perhatian sepenuhnya.

·         Kerangka bahwa analisis panduan komponen ini ditemukan dalam Gambar 1.9.

·         Gambar 6.3 berisi pertanyaan-pertanyaan yang melambangkan mereka bertanya dalam menangani masalah arsitektur dan infrastruktur terkait dengan masing-masing komponen.

Component	What		Who		Where
	Architecture	Infrastructure	Architecture	Infrastructure	Architecture	Infrastructure
Hardware	Does fulfillment or our strategy require thick or thin clients?	What size hard drivers do we equip our thick clients with?	Who knows the most about servers in our organization?	Who will operate the server?	Does our architecture require centralized or distributed servers?	Must we hire a server administrator for the Tokyo office?
Software	Does fulfillment or our strategy require ERP software?	Shall we go with SAP or Oracle applications?	Who is affected by a move to SAP?	Who will need SAP training?	Does our geographical organization require multiple database instances?	Does Oracle provide the multiple-database functionality we need?
Network	What kind of bandwidth do we need to fulfill our strategy?	Will 10BaseT Ethernet suffice?	Who needs a connection to the network?	Who needs an ISDN line to his or her home?	Does our WAN need to span the Atlantic?	Shall we lease a cable or use satellite?
Data	Do our vendors all use the same EDI format?	Which VAN provides all the translation services we need?	Who needs access to sensitive data?	Who needs encryption software?	Will backups be stored   on-site or   off-site?	Which storage service shall we select?

Architecture Examples

Tiga konfigurasi umum dari arsitektur TI.

·         Mainframe - mempekerjakan banyak komputer yang terpusat dalam menangani semua fungsi dari sistem.

·         Klien / server - banyak digunakan dan bergantung pada klien bahwa permintaan layanan dan server yang menanggapi permintaan tersebut. Beban kerja dibagi dan didistribusikan.

·         SOA (Service Oriented Architecture) - di mana program perangkat lunak yang lebih besar dipecah menjadi layanan yang kemudian terhubung satu sama lain (jasa dapat didasarkan web, atau lokasi fisik yang sama sekali berbeda).

Other Frameworks

·         Peer-to-peer - memungkinkan komputer jaringan untuk berbagi sumber daya (tidak ada server pusat diperlukan).

·         Wireless (mobile) - dapat memanfaatkan berbagai teknologi nirkabel (fixed microwave, wireless LAN, seluler, link satelit, dll)

·         Web Oriented Architecture (WOA) - di mana hardware yang signifikan, perangkat lunak dan bahkan mungkin elemen data berada di Internet.

o    fleksibilitas yang lebih besar

o    Kapasitas-on-demand

ARCHITECTURAL PRINCIPLES

·         Berdasarkan serangkaian prinsip, atau keyakinan mendasar tentang bagaimana arsitektur harus berfungsi.

·         Prinsip arsitektur harus konsisten dengan nilai-nilai perusahaan serta teknologi yang digunakan dalam infrastruktur.

·         Sejumlah prinsip bervariasi.

·         Harus menentukan perilaku yang diinginkan dari sistem TI.

        Gambar 6.4 menunjukkan contoh prinsip arsitektur.

ENTERPRISE ARCHITECTURE

·         "Blue Print" untuk semua IS untuk seluruh organisasi.

o    Tentukan bagaimana TI akan mendukung proses bisnis.

o    Mengidentifikasi proses inti perusahaan dan bagaimana mereka akan bekerja sama.

·         Empat elemen kunci:

o    Inti Proses Bisnis

o    Shared data

o    Menghubungkan dan teknologi otomatisasi

o    Group pelanggan/ group customer

OTHER MANAGERIAL CONSIDERATIONS

Understanding existing architecture

·         Memahami arsitektur yang ada memungkinkan manajer untuk mengevaluasi kebutuhan TI dari strategi bisnis yang berkembang saat ini vs TI merekayang sekarang.

·         Rencana untuk arsitektur masa depan maka dapat dibandingkan dengan infrastruktur saat ini untuk membantu mengidentifikasi komponen dari sistem saat ini dapat digunakan dalam sistem yang dikembangkan.

Strategic IT planning and legacy systems

·         Manajer biasanya harus berurusan dengan mengadaptasi arsitektur yang ada sebagai bagian dari perencanaan sistem baru mereka.

·         Dengan demikian mereka hadapi baik:

o    kesempatan untuk memanfaatkan arsitektur dan infrastruktur yang ada dan

o    tantangan untuk mengatasi kekurangan sistem lama.

·         Langkah-langkah berikut memungkinkan para manajer untuk mendapatkan nilai yang paling dan menderita masalah paling sedikit ketika bekerja dengan sistem warisan:

o    1. Secara obyektif menganalisis arsitektur dan infrastruktur yang ada

o    2. Menganalisa secara obyektif strategi dilayani oleh arsitektur yang sudah ada.

o    3. Menganalisa secara obyektif kemampuan arsitektur dan infrastruktur untuk memajukan tujuan strategis yang ada saat ini.

Strategic Time Frame

·         Manajer harus memahami masa hidup infrastruktur TI dan arsitektur.

·         Mereka juga harus menentukan seberapa jauh strategi akan memperpanjang ke masa depan.

·         Kerangka waktu Strategis tergantung pada faktor industri-lebar.

·         Panjang kehidupan arsitektur tergantung pada seberapa bergantung manajer TI, dan bagaimana lanjutan sedang dilakukan di bidang mereka.

·         Fleksibilitas dan kelincahan akan terbukti penting untuk organisasi (Valero misalnya).

Assessing Technical Issues:

·         Adaptability

·         Scalability

·         Standardization

·         Security

Architecture vs Infrastructure

FROM STRATEGY TO ARCHITECTURE TO INFRASTRUCTURE: AN EXAMPLE

TennisUp case :

Langkah 1: Tentukan Tujuan Strategis

Langkah 2: Terjemahkan Tujuan Strategis Kebutuhan Bisnis

Langkah 3: Terapkan Kerangka Strategi-Arsitektur-Infrastruktur

Langkah 4: Terjemahkan Arsitektur untuk Infrastruktur (lihat Gambar 6.6 & 6.7).

Langkah 5: Evaluasi Masalah Tambahan

==================================================================================

Session 13-14. Information Systems Strategy: Architecture and Infreastructure

·       TennisUp, pemasok raket tennis, menyediakan ilustrasi dari proses menciptakan arsitektur IT dan infrastruktur.

·       Permintaan mungkin berakhir, tp ingin dipastikan bahwa TennisUp dapat merespon perubahan mendadak dalam permintaan.

·       Ada 5 proses dalam TennisUp:

-          Mendefinisikan Strategic Goal

Strategi bisnis TennisUp adalah untuk menanggapi kemungkinan perubahan dalam permintaan dengan menciptakan sebuah sistem yang dapat perubahan mendadak dalam permintaan

Tujuan strategis perusahaannya:

·         Menekan biaya dengan outsourcing manufaktur raket

·         Menekan biaya dengan      outsourcing distribusi raket

·         Meningkatkan respon pasar dengan outsourcing distribusi raket

-          Menerjemahkan strategic goal tersebut ke dalam kebutuhan bisnis apa yang dibutuhkan

Mempertimbangkan tujuan utama: outsourcing manufaktur raket. Bagaimana arsitektur IT mendukung tujuan ini?

Hal ini harus menyediakan mitra infrastruktur baru:

·         Penjualan kepada mitra manufaktur: mengirim perkiraan, mengkonfirmasi pesanan yang telah diterima

·         Mitra manufaktur untuk Sales: mengirim kapasitas, mengkonfirmasi pesanan yang telah dikirim

·         Mitra manufaktur untuk akuntansi: memastikan pesanan telah dikirim, faktur elektronik, level inventori yang berbeda-beda, pengembalian

·         Akuntansi untuk partner manufaktur: mentransfer dana untuk pesanan yang telah terpenuhi

-          Mencoba kerangka strategi-arsitektur-infrastruktur

Sebuah infrastruktur harus mapan

Cara memperoleh, menyimpan, dan menggunakan data untuk kebutuhan bisnis mereka

Database yang dirancang untuk menyediakan data penjualan untuk mendukung aplikasi penjualan.

Database yang dirancang untuk mendukung aplikasi manufaktur - mengkonfirmasi pesanan dikirim, mengelola persediaan, dll

-          Menerjemahkan arsitektur ke infrastruktur

Dengan tujuan arsitektur di tangan, menerapkan framework di awal.

Daftar pertanyaan yang diajukan ketika menerapkan kerangka kerja untuk tujuan arsitektur TennisUp

-          Mengevaluasi masalah tambahan

Pertimbangan terhadap tujuan arsitektur yang sama dijelaskan dalam 2 langkah